ゴルフコンペの案内状の書き方は?いつ出せばいいの?

ゴルフコラム

ゴルフコンペの幹事には、案内状の作成という仕事があります。初めてゴルフコンペの幹事に選ばれた人にとっては、書き方や出すタイミングに悩むところかもしれません。

ゴルフコンペの幹事に選ばれたけど、初めてだから何をどうやって書こう・・・?

それに、案内状を出すタイミングはいつがいいんだろう?あんまり早すぎても忘れられちゃいそうだしなぁ。

この記事ではそんな悩みを解決します。

▼この記事でお話すること▼

  • ゴルフコンペの案内状は「2種類」必要!?
  • 案内状はいつ出すべき?
  • 案内状はメール?それともFAX?
  • 案内状の例文

案内状の書き方やタイミングによっては、参加率や与える印象が変わってしまうので、丁寧な作成と適正なタイミングを知っておく必要があります。

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ゴルフコンペの案内状は「2種類」必要

ゴルフコンペの開催をお知らせする案内状ですが、案内状には2種類あるのはご存知でしたか?

  1. 開催の告知と出欠確認
  2. 出席者に向けた詳細案内

幹事はまず最初にゴルフコンペの開催の概要説明とともに、出欠確認の案内を送ります。そして出席者が確定したら、ゴルフコンペの詳細や組み合わせ表を書いた案内状を出席者宛てに送付するという流れになります。

ゴルフコンペの案内状を出すタイミングは?

ゴルフコンペ開催の案内・出欠確認

まず一番初めに出すゴルフコンペの開催を告知する案内状は、ゴルフコンペ開催の遅くとも1~2か月前に送付します。出欠の確認作業があるので、なるべく早い段階で送付しておくことが理想です

この案内状で書くべきことは、以下の内容です(あとで例文を紹介します)。

  • ゴルフコンペの趣旨や参加を促す挨拶文
  • 開催日時
  • 開催予定のゴルフ場
  • プレー料金や参加費
  • 出欠確認
  • 幹事の名前(出欠の返信先)

開催日時やゴルフ場名、料金は、ゴルフコンペに出席するかどうかを判断する材料になるので、必ず記載しておきます(遠ければ行かない、安ければ行くという判断をする人が多いため)。

そして肝心なのが、出欠確認です。案内状には必ず「〇月〇日までに、△△(幹事名)宛てに出欠の連絡をお願いします」というふうに「(出欠の)締め切り」と「幹事名」を記載します。もしもこの日までに連絡がなければ、電話等で直接出欠を確認します。

出席者向けの詳細案内

出席者が確定してラウンドの組み合わせも確定したら、出席者向けの詳細案内状を送付します。送付のタイミングはゴルフコンペの2~3週間前が理想です。

この案内状で書くべき内容は以下のとおりです。

  • 挨拶文
  • 開催日時
  • ゴルフ場名
  • ゴルフ場へのアクセス(住所、地図、電話番号など)
  • 集合時間
  • 料金(プレー代、会費など)
  • 組み合わせ表
  • 当日のルール
  • 当日のスケジュール

最初の案内状に比べると、赤文字の部分が増えてより詳細な案内状になります

当日車で来場する人が多いでしょうから、地図や最寄りのインターチェンジなどを記載すると丁寧なものになります。集合時間はスタート1~1.5時間前に設定しましょう。

組み合わせ表は参加者が結構意識するものなので、必ず添付します。

ルールは当日の説明でもいいですが、書いておくと丁寧でベターです。

ラウンド後には表彰パーティ等があるようであれば、スケジュールの中に組み込みます。

ゴルフコンペの案内状はメール?それともFAX?

最近はメールでのやりとりが多くなりましたが、いまだに「FAX信者」の方も多くいます。特に年齢が高めの人に多いですが、メールは届いたのか確実性が不安という理由があるみたいですね。FAXはその点「高速で届く手紙」のような感覚で安心感があるようです。

案内状の送付は、特にメールかFAXかについてはどちらでも構いません。冠婚葬祭のように往復はがきで送るのも丁寧でいいでしょう。相手の属性や状況などによって使い分けます。

ゴルフコンペの案内状の例文

ゴルフコンペの案内文の例文を一つご紹介しておきます。

書き出しには、季節に沿った挨拶文を入れると丁寧でグッドです。「豪華景品を用意している」などの文言で、多くの人に参加してもらえるよう工夫を施しましょう。

料金は合計金額ではなく、項目別に書くことが原則です(プレー代、会費など)。なぜなら会社によっては経費が下りる項目が変わるからです。会費しか経費が下りないという会社も多いですから、丁寧に記載することを心掛けましょう。

先ほども触れましたが、出欠については必ず「締め切り」を書くのを忘れないようにしましょう。

 

文書は下のリンクから保存できます。加工してご自由にお使いください(Wordで開きます)。

ゴルフコンペの案内状(word)

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